Một tiệc hoá trang công ty thành công khi gần như ai cũng tham gia được ở mức mình thấy thoải mái: chủ đề đủ rộng để mỗi người có cách diễn giải, quy định trang phục viết rõ mức tối thiểu và những điều không được làm, có lựa chọn nhẹ cho người ngại, và phần giải thưởng khen sự sáng tạo chứ không khen chi tiêu.
Bài này tập trung vào phần hoá trang của tiệc (chọn chủ đề, viết dress code, chuẩn bị góc hỗ trợ, chấm giải), không đi vào hậu cần chung của một buổi tất niên như địa điểm, âm thanh, ngân sách tổng hay kịch bản dẫn chương trình. Ví dụ trong bài là ví dụ giả định để minh hoạ.
Vì sao tiệc hoá trang ở công ty dễ "vỡ"
Ở một nhóm bạn, người không thích hoá trang có thể từ chối đi. Ở công ty, nhân viên thường cảm thấy phải có mặt, và hoá trang dễ bị hiểu thành một yêu cầu ngầm. Nếu chủ đề quá hẹp, quá đắt hoặc quá trẻ con, một nhóm sẽ hào hứng còn phần còn lại thấy bị ép. Kết quả hay gặp là vài người hoá trang rất kỳ công, đa số mặc bình thường và đứng xa, còn ban tổ chức thì thất vọng vì "không ai hưởng ứng".
Các yếu tố gây áp lực thường không nằm ở chỗ hoá trang mà ở: chi phí phải bỏ ra, thời gian chuẩn bị ngoài giờ, nỗi ngại bị chú ý, lo bị chụp ảnh đăng lên mạng, và những bộ đồ chạm đến cơ thể, ngoại hình. Với người làm ca, người có con nhỏ, người ở xa đi làm về muộn, chỉ riêng việc tìm đồ và thay đồ đã là gánh nặng. Người mới vào công ty thì ngại nổi bật khi chưa quen ai; người lớn tuổi lo trông "không đứng đắn" trước cấp dưới. Những lo lắng này hiếm khi được nói ra, nên ban tổ chức phải chủ động tính đến. Mỗi quyết định của ban tổ chức nên trả lời được câu hỏi: điều này làm cho ít người hơn hay nhiều người hơn thấy dễ tham gia?
Một điều nữa là công ty gồm nhiều lứa tuổi và văn hoá. Một trò đùa nội bộ của nhóm trẻ có thể không buồn cười với người lớn tuổi; một bộ đồ hở hang hay một kiểu hoá trang chế giễu ngoại hình có thể trở thành câu chuyện khó chịu sau tiệc. Ban tổ chức cần đặt ranh giới rõ từ đầu, thay vì xử lý khi chuyện đã xảy ra.
Chọn chủ đề vừa sức cả công ty
Chủ đề tốt là chủ đề có nhiều "cửa vào": người bận chỉ cần một chi tiết, người mê hoá trang có chỗ để bay xa. So sánh vài kiểu chủ đề phổ biến:
| Kiểu chủ đề | Ví dụ giả định | Ưu điểm | Rủi ro |
|---|---|---|---|
| Màu sắc | Đêm vàng và đen; mỗi phòng một màu | Ai cũng có đồ trong tủ, ảnh tập thể đẹp | Dễ nhạt nếu không có điểm nhấn |
| Thời đại | Thập niên 1990; Sài Gòn – Hà Nội xưa | Gợi nhiều kỷ niệm, đồ dễ kiếm | Cần tránh các biểu tượng nhạy cảm của thời kỳ đó |
| Phim, truyện, hoạt hình | Nhân vật hoạt hình tuổi thơ | Vui, dễ tạo nhóm | Lệch thế hệ, có người không biết nhân vật |
| Nghề nghiệp tưởng tượng | Nghề trong tương lai năm 2050 | Sáng tạo, hợp chơi chữ | Phải loại trừ rõ đồng phục lực lượng vũ trang, cơ quan nhà nước |
| Ngành của chính công ty | Sản phẩm của công ty thành nhân vật | Gắn kết, dễ ra ý tưởng | Dễ thành quảng cáo nội bộ, ít người hứng thú |
| Halloween, Trung thu, Giáng sinh | Tiệc theo mùa | Có sẵn không khí, đồ bán nhiều | Halloween máu me không hợp nếu có gia đình nhân viên mang trẻ đến |
Khi phân vân, chọn chủ đề màu sắc hoặc thời đại: chi phí thấp nhất và tỷ lệ tham gia thường cao nhất. Gửi kèm ba bốn ví dụ cụ thể ở các mức khác nhau để mọi người hình dung.
Viết quy định trang phục: rõ, ngắn và có giới hạn
Quy định trang phục (dress code) nên vừa một màn hình điện thoại, gửi trước ít nhất hai ba tuần. Gồm các phần:
- Chủ đề và tinh thần: một câu, ví dụ "Thập niên 1990 – vui, thoải mái, không cần tốn tiền".
- Mức tối thiểu được tính là tham gia: "một món phụ kiện hoặc màu theo chủ đề là đủ". Câu này giải toả áp lực cho rất nhiều người.
- Mức gợi ý cho người muốn chơi lớn: vài ý tưởng để kích thích sáng tạo.
- Những điều không được: không quân phục, cảnh phục, phù hiệu thật; không bộ đồ chế giễu dân tộc, ngoại hình, người khuyết tật; không bôi đen da để đóng người da màu; không đạo cụ giống vũ khí thật; không máu me nếu có trẻ em.
- Thực tế buổi tiệc: trong nhà hay ngoài trời, có ghế ngồi không, có chỗ thay đồ không, kết thúc mấy giờ.
- Chụp ảnh và đăng tải: ảnh nào được đăng lên kênh chung, ai không muốn xuất hiện thì báo, có thể đeo dấu hiệu nhỏ (ví dụ một chiếc ghim màu) để thợ ảnh tránh.
Câu "mức tối thiểu" là phần quan trọng nhất. Nó biến hoá trang từ nghĩa vụ thành lời mời, và thường kéo được cả những người định mặc đồ công sở như mọi ngày.
Góc hoá trang tại chỗ cho người bận và người ngại
Một chiếc bàn nhỏ gần cửa vào, đặt sẵn các phụ kiện theo chủ đề, là cách hiệu quả nhất để tăng tỷ lệ tham gia. Với chủ đề thập niên 1990, đó có thể là kính râm gọng to, băng đô, khăn quàng sặc sỡ, áo khoác bò; với chủ đề màu sắc, đó là cà vạt, nơ, khăn, hoa cài theo màu. Người đến muộn sau giờ làm có thể "lên đồ" trong một phút.
Góc này nên có gương, kim băng, băng dính vải, và một người phụ trách vui vẻ mời chứ không ép. Đồ nên là đồ mượn trả lại cuối buổi hoặc đồ rẻ, tặng luôn, để người dùng không lo làm hỏng. Nếu dùng sơn mặt, chỉ dùng loại dành cho da và làm vùng nhỏ như má, mu bàn tay; hỏi về dị ứng trước khi vẽ.
Với người thật sự không muốn hoá trang, cần nói rõ là được. Ban tổ chức có thể giao cho họ những vai khác như giám khảo, người phát phiếu bình chọn, người giữ góc chụp ảnh. Họ vẫn là một phần của bữa tiệc mà không phải thay đổi ngoại hình. Đừng biến người mặc đồ thường thành đề tài để MC trêu trên sân khấu. Nên dặn trước người dẫn chương trình điều này, vì phần lớn những câu đùa gây tổn thương ở tiệc công ty đều là câu nói ngẫu hứng trên sân khấu chứ không nằm trong kịch bản.
Giải thưởng: khen sáng tạo, không khen chi tiêu
Chia nhiều hạng mục nhỏ thay vì một giải "đẹp nhất". Ví dụ giả định: sáng tạo nhất với chi phí thấp nhất, ý tưởng hài hước nhất, nhóm phối hợp ăn ý nhất, chi tiết khéo tay nhất, người "nhập vai" vui nhất. Một giải duy nhất cho bộ đẹp nhất gần như luôn rơi vào bộ đắt nhất hoặc thuê ở cửa hàng, khiến người khác thấy công sức mình không được nhìn nhận.
Không chấm theo ngoại hình. Tránh các hạng mục kiểu "quyến rũ nhất", "nóng bỏng nhất". Chúng đẩy cuộc thi về phía cơ thể, gây khó xử cho nhiều người và dễ dẫn đến bình luận không phù hợp nơi làm việc.
Bình chọn kín và nhanh. Phiếu giấy bỏ hộp hoặc biểu mẫu trên điện thoại, mỗi người chọn một hai lựa chọn. Tránh để người tham gia đứng thành hàng trên sân khấu cho cả công ty vỗ tay đo độ to: người ít bạn bè trong công ty sẽ thấy bị phơi ra.
Phần thưởng mang tính vui. Một chiếc cúp tự làm, một ngày nghỉ, một bữa trà chiều cho cả nhóm. Giải quá lớn khiến cuộc thi thành cạnh tranh nghiêm túc, mọi người đầu tư tiền nhiều hơn và người không thi thấy bị bỏ lại.
Ai cũng có thể được nhắc tên. Cuối buổi, một trình chiếu ảnh có đủ mọi người (đã đồng ý xuất hiện) thường tạo cảm giác tốt hơn cả phần trao giải.
Lịch chuẩn bị gợi ý
Một lịch chuẩn bị đơn giản cho phần hoá trang, tính ngược từ ngày tiệc:
- Bốn tuần trước: chốt chủ đề, hỏi nhanh vài người ở các phòng ban khác nhau xem chủ đề có dễ hiểu và vừa sức không.
- Ba tuần trước: gửi quy định trang phục kèm ví dụ ở ba mức (nhẹ, vừa, kỳ công) và phần "không được".
- Hai tuần trước: lập danh sách đồ cho góc hoá trang tại chỗ, xin mượn đồ cũ trong công ty trước khi mua.
- Một tuần trước: nhắc lại một lần, lần này nhấn mạnh mức tối thiểu và câu "không hoá trang vẫn rất được chào đón".
- Ngày tiệc: dựng góc phụ kiện, có người phụ trách, đặt hộp bình chọn, phân công thợ ảnh và thống nhất cách tránh người không muốn lên ảnh.
- Sau tiệc: gửi ảnh chung đã chọn lọc, cảm ơn, hỏi ý kiến ngắn để lần sau làm tốt hơn.
Với công ty nhỏ, có thể rút gọn còn hai tuần; với công ty lớn nhiều chi nhánh, cần sớm hơn để các nơi cùng chuẩn bị.
Những tình huống khó và cách xử lý
Có người đến với bộ đồ vượt quá quy định, ví dụ mặc đồng phục lực lượng vũ trang thật hoặc hoá trang chế giễu một nhóm người. Ban tổ chức nên nói riêng, nhẹ nhàng, đề nghị bỏ món đó hoặc mượn phụ kiện ở góc hoá trang để thay. Không nên xử lý trước đám đông, nhưng cũng không nên làm lơ, vì người khác đang nhìn xem quy định có thật hay không.
Nếu ai đó bị bình luận về cơ thể vì bộ đồ, hoặc bị chạm vào mà không đồng ý, đó là chuyện ứng xử nơi làm việc chứ không còn là chuyện hoá trang. Cần có người trong ban tổ chức được giao tiếp nhận và xử lý theo quy định của công ty.
Cũng có tình huống ngược lại: một nhóm đầu tư rất kỳ công nhưng không được giải, hoặc bộ đồ của ai đó hỏng giữa tiệc. Ban tổ chức nên có lời ghi nhận riêng cho những nỗ lực lớn, chẳng hạn nhắc tên trong lời cảm ơn hay mời chụp ảnh ở góc chính, và để sẵn ở góc hoá trang vài món sửa nhanh như kim băng, băng dính, kim chỉ. Một bộ đồ được cứu kịp thời đôi khi đáng nhớ hơn cả giải thưởng.
Cuối cùng là chuyện ảnh. Ảnh hoá trang dễ bị cắt ghép, làm ảnh chế. Thống nhất từ đầu rằng ảnh trên kênh chung đã được chọn lọc, và mọi người nên hỏi trước khi đăng ảnh đồng nghiệp lên trang cá nhân.
Câu hỏi thường gặp
Có nên bắt buộc nhân viên hoá trang trong tiệc công ty không?
Không nên. Bắt buộc dễ tạo cảm giác bị ép và làm giảm không khí. Cách hiệu quả hơn là đặt mức tối thiểu rất thấp, như một phụ kiện hay một màu áo, chuẩn bị góc phụ kiện tại chỗ và nói rõ rằng không hoá trang vẫn được chào đón.
Công ty có nên hỗ trợ tiền mua đồ hoá trang không?
Có thể, nhưng thường hiệu quả hơn khi công ty đầu tư vào góc phụ kiện dùng chung và giải thưởng cho bộ đồ sáng tạo chi phí thấp. Hỗ trợ tiền mặt cho từng người dễ khiến cuộc thi trở thành so ai mua đồ đắt hơn.
Chủ đề nào hợp công ty có nhiều lứa tuổi?
Chủ đề màu sắc, chủ đề thập niên hoặc "nghề nghiệp trong mơ" thường hợp nhiều lứa tuổi vì ai cũng có ký ức và đồ dùng liên quan. Tránh chủ đề quá gắn với một nhóm sở thích hẹp hay nhân vật chỉ người trẻ biết.
Ghi gì trong thông báo để tránh hoá trang phản cảm?
Nêu ngắn gọn các điều không được: không đồng phục, phù hiệu của lực lượng vũ trang và cơ quan nhà nước; không chế giễu dân tộc, ngoại hình, người khuyết tật; không bôi màu da để đóng người thuộc chủng tộc khác; không đạo cụ giống vũ khí; không máu me nếu có trẻ em.
Làm sao để giải thưởng hoá trang công bằng?
Chia thành nhiều hạng mục như sáng tạo, hài hước, khéo tay, phối hợp nhóm, có hạng mục chi phí thấp. Bình chọn kín, mỗi người một hai phiếu, ban giám khảo gồm người không dự thi từ nhiều phòng ban.
Có nên mời gia đình nhân viên đến tiệc hoá trang không?
Nếu mời, hãy điều chỉnh chủ đề và quy định cho phù hợp trẻ em: không máu me, không mặt nạ quái vật đáng sợ, có góc hoạt động cho trẻ. Thông báo trước để nhân viên chọn đồ phù hợp khi biết sẽ có trẻ nhỏ.